L’archivage électronique désigne l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mis en œuvre pour assurer la conservation à long terme de documents / données électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de pouvoir les rechercher et les relire, que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif.

Les informations ainsi archivées ne peuvent pas être modifiées. L'archivage électronique garantit l'authenticité des informations archivées notamment via la signature électronique et la traçabilité des accès.

Toutes les démarches d'organisation mises en place pour l'archivage concernent également l'archivage électronique, avec des attentions techniques supplémentaires pour garantir la pérennité, la fiabilité et l'intégrité des données.

C'est la suite logique de la dématérialisation des procédures administratives : les impôts, les factures ou encore les fiches de paie dans certaines structures.

À Rennes, nous avons l'exemple des vidéos ou encore des photographies des élus du mandat récemment terminé : la vidéo / photo est produite sous forme électronique, elle doit donc être archivée sous forme électronique. Il faut être en capacité de garder la forme d'origine et surtout ne pas en faire de tirage papier ou de copie sur DVD !

La dématérialisation est une adaptation nécessaire. Un processus logique qui suit l'évolution des pratiques, comme on est passé du parchemin au papier ou de la plaque de verre à la pellicule et ensuite à la photo numérique.

Non, évidemment !

En effet, l'archivage électronique concerne les documents nativement numériques (par exemple : les factures de téléphonie, les attestations de droits, etc.) et la numérisation, quant à elle, est le fait de créer une copie numérique d'un document original papier.
Nous sommes donc face à deux actions dont les objectifs sont différents. Il n'est donc pas nécessaire de numériser l'intégralité des fonds papier que l'on conserve, notamment pour des raisons de coûts.

Une sélection est faite parmi les documents, en fonction de divers critères comme la fréquence de leur consultation, leur fragilité, leur contrainte de manipulation (comme les registres d'état civil ou les affiches grands formats).

Les magasins de conservation vont donc bien perdurer. On va de fait y ajouter des "magasins virtuels" pour stocker les archivages électroniques et s'adapter à l'évolution des supports. La production papier continue ainsi d'être archivée aux côtés du numérique.

Comme pour le papier, il est nécessaire de contrôler le support de conservation. Mais dans l'univers électronique, l'obsolescence est beaucoup plus rapide.

Il y a donc des différences notables :
•    Des besoins de migration plus fréquents ;
•    Un accès à distance facilité par l'électronique ;
•    L'évolution du métier d'archiviste : moins de manutention de boites d'archives (dans un futur plus ou moins proche), mais aussi un besoin d'acquérir de nouvelles compétences informatiques.

Mais fondamentalement, nos missions ne changent pas : c'est une continuité des archives depuis le Moyen Âge jusqu'à "la fin des temps".

Aux Archives de Rennes, l'archivage électronique est un sujet d'actualité : les procédures et les pratiques évoluent. Le travail se fait avec un prestataire externe : Libriciel Scop pour la solution Asalae (très répandue dans le monde des archives) pour un montant de 83 000 euros (hors taxes !).

Aujourd'hui, les Archives de Rennes sont fières de présenter Archibald, le Système d'Archivage Électronique désormais en production au sein de la Ville de Rennes, Rennes Métropole et le Centre communal d'action sociale.

Pour marquer l'événement et aider les services des trois collectivités à comprendre le rôle et le fonctionnement de ce nouvel outil, les Archives de Rennes ont réalisé, avec l'aide d'Agnès Payraudeau de Pic & pic, une mini-série de 4 vidéos.

Vous êtes prêts ? C'est par ici !