À Rennes Métropole, la direction de l'espace public et des infrastructures (DEI), notamment en charge du pilotage de travaux d'aménagement urbain, s'est lancée en 2024 dans une mission d'archivage électronique. Une expérience inédite au sein de la collectivité, qui suit une mission déjà menée en 2023 de résorption du stock d'archives papier (lire l'actu "Apolline Arnal, archiviste itinérante").

Quand ?

Du 18 mars au 17 juillet 2024.

Objectifs ?

Acculturer les agents de la DEI aux enjeux et modalités de l'archivage électronique et commencer à traiter le stock créé depuis des décennies.

Qui ?

Tous les agents de la DEI, avec le renfort de Méghane Laforêt (archiviste recrutée pour cette mission) et l'appui des Archives de Rennes. Une centaine d'agents aux profils variés (conducteurs d'opération, ingénieurs, agents administratifs, comptables, maîtres d'œuvre, etc.) qui travaillent à la réalisation de projets d'aménagement sur les 43 communes du territoire métropolitain.

Volumétrie ?

1,8 To de documents électroniques à traiter : des plans, des photographies de chantier, beaucoup de mails, de comptes rendus de réunions, etc. dans des formats plus ou moins "archivables" (JPEG, DWG, Word et Excel, PDF, MP4, etc.).

Quel bilan ?

Côté acculturation, une vingtaine d'ateliers ont permis à tous les agents d'être formés aux principes de la gestion de l'information. Quand on sait que plus de 300 milliards de mails sont échangés chaque jour dans le monde (source : Radicati Group), les enjeux en termes d'infrastructures de stockage, de bien-être numérique, d'émission de CO2, etc. sont réels et conséquents. Cet accompagnement au changement est un axe fort porté par les Archives Rennes auprès des services de notre administration rennaise, pour que l'information (papier et électronique) produite aujourd'hui puisse devenir une archive intelligible et exploitable demain.

Ci-dessous : Extrait du support de formation pour la DEI "Bons réflexes et bonnes pratiques dans l'environnement numérique", Méghane Laforêt, 2024.

Côté stock, 260 Go ont été supprimés des serveurs et 7,70 Go d'archives ont basculé dans Archibald (en savoir plus sur l'archivage électronique aux Archives de Rennes) après les opérations de suppression des doublons, de renommage, de conversion de format et de description. La dynamique est désormais lancée à la DEI, même si le flux de production informationnelle ne s'arrête pas et vient grossir le stock encore existant.

Ci-dessous : Impression d'écran de l'outil Archifiltre pour identifier les documents à détruire et ceux à conserver, Méghane Laforêt, 2024.

Au-delà des chiffres, quelles conclusions tirer de cette expérience ?

Plusieurs dizaines de dossiers d'opérations d'aménagement (requalification de centre-ville de Bruz, réhabilitation de la rue de Rennes à Acigné, révision du réseau d'eaux pluviales à Betton, etc.) sont désormais archivés dans des conditions de sécurité et de pérennité satisfaisantes.

Ces archives permettent d'avoir des éléments fiables sur les travaux réalisés (études de sols, plans des ouvrages exécutés, rapports d'expertise) qui pourront faciliter les aménagements futurs et comprendre les évolutions de l'urbanisation de notre territoire.

Le jeu en vaut-il la chandelle ?

N'empêche, il aura fallu des semaines de clics et de renommage pour archiver ce (petit ?) paquet d'archives de 7,70 Go (versement 2889 W).

Ces réflexions sont largement partagées au sein de la communauté archivistique et les débats sont vifs ! Pour les Archives de Rennes, cette expérience vient confirmer notre stratégie d'archivage (consulter le document cadre de la politique d'archivage des Archives de Rennes). La direction est claire : produire dès le départ des données de qualité devient un impératif pour nos administrations, sans quoi la mémoire numérique de demain sera largement lacunaire.