Comme chaque année, les Archives de Rennes envoient avant l'été plusieurs centaines de documents en numérisation. Pendant cette opération réalisée par un prestataire externe, plusieurs registres d'état-civil, de délibérations, des cartes postales et des affiches grand format seront indisponibles en salle de lecture.

Mais, un plan de numérisation annuel, ça sert à quoi au juste ?

Protéger les documents est au cœur du métier d'archiviste. Cette protection peut prendre des formes très variées, de l'entretien des collections (nettoyage et conditionnement) au contrôle de leurs conditions de conservation et de communication (surveillance, environnement climatique, sécurité du bâtiment, plan d'urgence en cas de sinistre).

C'est ce que l'on appelle la conservation préventive, qui consiste à mettre en place des solutions économiques et réalistes pour ralentir ou neutraliser les phénomènes de dégradation des documents (physiques, chimiques, mécaniques).

La numérisation est une des composantes de la conservation préventive, car :

• mettre à disposition du public une copie numérique plutôt que le document original, revient à moins manipuler le document, et donc à le préserver dans le temps.

• dans le cas d'un sinistre (incendie, inondation), c'est aussi la garantie d'avoir encore accès au contenu des documents, même si les originaux sont détruits.

C'est donc à la fois une aubaine pour les internautes, une opération de sauvegarde et un investissement à long terme pour la collectivité dans la protection de ses informations/données et de son histoire.

La numérisation, késako ?

La numérisation d'un document d'archive est l'action de photographier numériquement un document, de manière à ce que les informations d'un support (un texte, une image, une bande son…) soient converties en données numériques (un fichier, pouvant être lu par un ordinateur, une tablette ou un smartphone).

Pourquoi numériser ?

L'objectif premier de la numérisation est de protéger les documents fragiles. On les protège des manipulations par anticipation, mais aussi des risques de malveillance (vol, dégradations volontaires).

Cette numérisation facilite grandement la consultation des documents d'archives car ce nouveau format numérique leur permet d'être consultés en ligne. Elle répond donc à un objectif fort d'accessibilité, pour permettre au plus grand nombre de lire et voir les documents d'archives.

Comment sont choisis les documents à numériser ?

Ils sont sélectionnés en fonction de trois grands critères :

• protéger les documents les plus fragiles
• répondre aux attentes des internautes (c'est pour cela que les registres d'état civil sont numérisés chaque année)
• donner à voir la diversité des fonds conservés

Tous les documents numérisés sont-ils visibles en ligne ensuite ?

Malgré notre volonté de rendre ces documents accessibles rapidement, tous les documents ne peuvent être mis en ligne immédiatement après leur numérisation. Au delà du traitement technique des images, un travail d'identification des droits attachés aux documents doit être mené au préalable, notamment dans la perspective de réutilisations ultérieures. Pour en savoir plus consultez notre page Consultation et réutilisation.

Tout ce travail constitue le plan de numérisation. Il s'échelonne en plusieurs étapes clés qui nécessitent du temps et de la rigueur.