Sandra Grosclaude est arrivée en mars dernier dans le service en tant que contractuelle, pour répondre à un besoin très fort des collectivités, ville et métropole de Rennes : résorber les documents pas encore traités par les services et conseiller les agents pour faciliter la gestion d'information.

Locaux surchargés, gestion documentaire non maîtrisée, bonnes pratiques mal appliquées ? L'archiviste itinérant est là pour vous aider !

"Archiviste itinérant", c'est un métier peu banal, en totale contradiction avec le cliché de l'archiviste traditionnel ! Adieu pull à carreaux à empiècements, salle poussiéreuse et sombre, solitude et dépression... un archiviste, c'est jeune, ça bouge et ça aime le contact humain !
Un archiviste itinérant se voit même confier des missions directement dans les services producteurs, sur le terrain, en immersion totale avec les équipes, au gré de leurs besoins.

Le premier avantage de son intervention dans les services est un gain de place dans les locaux. C'est aussi l'occasion de mettre en place des outils pour un archivage de meilleure qualité, qui répondent à la fois aux besoins quotidiens (gain de temps pour retrouver les documents par exemple) et aux nécessités de conservation à des fins juridiques et / ou historiques. La collecte d'archives historiques commence en effet par une bonne gestion quotidienne !

À chaque nouvelle mission, Sandra doit donc s'adapter aux attentes des services qu'elle accompagne, sensibiliser les agents à la question de l'archivage et s’approprier un nouvel environnement de travail. Elle est également l'ambassadrice des Archives de Rennes : qu'est-ce que la collecte ? qu'est-ce-que la conservation ? C'est aussi l'occasion de rappeler que le service a un rôle de conseil en archivage et gestion de l'information, car celui-ci n'est pas toujours bien connu.

Les deux premières missions de Sandra :

• De juin à août 2020, c'est à la Direction du patrimoine bâti (DPB) que Sandra pose ses valises !

Cette direction a pour objectif d'entretenir les bâtiments municipaux et métropolitains (maintenance, restructuration, voire démolition). Au total, Sandra y a traité un peu plus de 100 ml d'archives, des pièces comptables et marchés publics aux dossiers de conception, de chantier et de maitrise d'œuvre. Chaque opération fait l'objet d'un dossier comprenant des études de projets, des plans ou encore des comptes rendus de réunions. Une vraie mine d'or pour découvrir les transformations urbaines de la ville, à travers l'évolution de groupes scolaires, parcs et jardins et autres équipements socio-culturels depuis plusieurs décennies.

• Depuis mi-septembre 2020, changement de décor au Service de la commande publique (SCP) !

Changement de décor, puisque ce service se situe à l'Hôtel de Rennes Métropole. Changement également dans les tâches à effectuer : Sandra y assure le recensement de tous les dossiers de marchés publics présents dans les locaux. C'est ce qu'on appelle un "récolement" permettant d'identifier et de situer physiquement l'emplacement des dossiers. Pourquoi ? À force de déménagements et de départs d'agents, les dossiers se sont rapidement accumulés un peu partout et le service a besoin d'aide pour y mettre de l'ordre. À la fin de cette mission, Sandra aura recensé plus de 2 500 dossiers de marchés ! En plus de ce récolement, Sandra fait la petite main pour réintégrer des actes rattachés aux marchés dans leurs dossiers. Et surtout, elle conseille le service sur la gestion documentaire au quotidien.

À venir ? ... une mission d'envergure à l'Opéra !